SaaS, yani hizmet olarak yazılım, bilgisayara kurulmadan internet tarayıcısı ya da uygulama üzerinden abonelikle kullanılan yazılımdır. İngilizce “Software as a Service” ifadesinin kısaltmasıdır. Gmail, Google Workspace, Microsoft 365, Canva ve Slack bu modelle çalışan yaygın örneklerdir. Kullanıcı yazılımı satın alıp sahiplenmez, belli bir ücret karşılığında kullanma hakkı edinir.
Çalışma Biçimini Anlamak
SaaS ürününde yazılım ve veriler, hizmeti sunan şirketin sunucularında çalışır. Kullanıcı internete bağlı herhangi bir cihazdan hesabına giriş yaparak yazılımı kullanır. Güncellemeler, güvenlik yamaları ve yedekleme hizmet sağlayıcı tarafından yapılır.
Bu yapı sayesinde aynı yazılımı binlerce şirket aynı anda kullanır. Her şirket kendi hesabında kendi verisini görür. Yazılımda yapılan bir iyileştirme, tüm kullanıcılara aynı anda ulaşır.
SaaS ile karıştırılan iki model daha vardır. IaaS, yani hizmet olarak altyapı, sunucu ve depolama alanının kiralanmasıdır. PaaS, yani hizmet olarak platform, yazılımcıların kendi uygulamalarını geliştirip çalıştırdığı hazır ortamdır. SaaS ise bu katmanların en üstünde, son kullanıcının doğrudan kullandığı hazır üründür.
Geleneksel Yazılımla Karşılaştırmak
Eski modelde yazılım bir kez satın alınır, şirketin bilgisayarlarına ya da sunucularına kurulur. Lisans bedeli başta yüksektir. Bakım, güncelleme ve sunucu masrafı şirketin kendisine kalır. Yeni sürüm çıktığında çoğu zaman yeniden ödeme yapmak gerekir.
SaaS modelinde başlangıç maliyeti düşüktür, ödeme aylık ya da yıllık yapılır. Kurulum için teknik ekibe ihtiyaç duyulmaz, hesap birkaç dakikada açılır. Buna karşılık abonelik sürdükçe ödeme devam eder ve uzun vadede toplam maliyet lisans bedelini geçebilir.
Fiyatlandırma Modellerini Tanımak
SaaS ürünleri farklı yöntemlerle fiyatlandırılır. Kullanıcı başına fiyatlandırmada her hesap için ayrı ücret ödenir. Paket fiyatlandırmada temel, orta ve gelişmiş paketler farklı özellikler sunar. Kullanım bazlı fiyatlandırmada gönderilen mail, işlenen veri ya da yapılan işlem sayısına göre ödeme yapılır.
Birçok ürün sınırlı özellikli ücretsiz bir paket ya da belli süreli ücretsiz deneme sunar. Yıllık ödemede aylık ödemeye göre indirim verilmesi de yaygın bir uygulamadır.
İşletmeler İçin Avantajları Görmek
Küçük ve orta ölçekli işletmeler, eskiden büyük şirketlerin kullanabildiği muhasebe, müşteri yönetimi ya da proje takibi yazılımlarına düşük maliyetle erişebiliyor. Çalışanlar ofis dışından da aynı sisteme bağlanabiliyor. Ekip büyüdükçe kullanıcı eklemek, küçüldükçe azaltmak kolay oluyor.
Bakım yükünün hizmet sağlayıcıda olması, işletmenin kendi bilgi işlem ekibi kurma ihtiyacını azaltır. Böylece işletme yazılımı yönetmek yerine kullanmaya odaklanır.
Riskleri ve Sınırları Bilmek
SaaS kullanırken veriler başka bir şirketin sunucusunda durur. Bu yüzden hizmet sağlayıcının güvenlik önlemleri ve verilerin hangi ülkede saklandığı önemlidir. Türkiye’de kişisel veri işleyen işletmeler, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun yurt dışına veri aktarımı kurallarını dikkate almalıdır.
İnternet bağlantısı kesildiğinde yazılıma erişim zorlaşabilir. Hizmet sağlayıcı fiyat artırdığında ya da ürünü kapattığında verileri başka bir sisteme taşımak zaman alır. Abonelik başlamadan önce verilerin dışa aktarılıp aktarılamadığı kontrol edilmelidir.
SaaS Ürünü Seçerken Dikkat Etmek
Seçim yapmadan önce ücretsiz deneme süresi mutlaka kullanılmalıdır. Türkçe arayüz ve destek, e-fatura gibi yerel sistemlerle entegrasyon ve ödeme yöntemleri kontrol edilmelidir. Sözleşmede iptal koşulları, veri sahipliği ve hizmet kesintisi durumunda verilecek taahhütler okunmalıdır.
Seçimde ekibin gerçek ihtiyacı esas alınmalıdır. Çok özellikli bir ürün, kullanılmayan özellikler için fazla ödeme yapılmasına ve ekibin aracı öğrenmekte zorlanmasına yol açabilir. Birkaç çalışanla kısa bir deneme yapıp geri bildirim almak doğru seçimi kolaylaştırır.